Prenotare un laboratorio o un'aula

Laboratori, aule speciali, palestra, carrelli di tablet: gli spazi condivisi della scuola si prenotano direttamente dal calendario. Ogni spazio ha un proprio calendario di prenotazione e, nella maggior parte dei casi, è impostato per non accettare sovrapposizioni: se la fascia oraria che scegli è già occupata, la prenotazione non viene salvata e la piattaforma ti dice chi ha già prenotato.

Prima di iniziare

Per prenotare uno spazio ti servono due cose:

• Un account docente collegato alla tua scuola. I calendari degli spazi sono visibili ai membri dell'istituto (di solito ai soli docenti).
• Il permesso di creare eventi su quel calendario. Normalmente i docenti della scuola possono creare prenotazioni e modificare o cancellare solo le proprie. Se il pulsante Nuovo evento è disattivato o il laboratorio non compare tra i calendari selezionabili, chiedi all'amministratore o al referente del laboratorio.

Come riconoscere un calendario “senza sovrapposizioni”

Non tutti i calendari bloccano le sovrapposizioni: un calendario di riunioni, ad esempio, può avere più eventi alla stessa ora. I calendari degli spazi invece sono quasi sempre esclusivi. Li riconosci da tre segnali:

L'impostazione viene decisa da chi crea il calendario dello spazio (di solito l'amministratore o il referente del laboratorio) e non può essere aggirata dai docenti. Se sei tu il referente, segui la guida Configurare il calendario di un laboratorio.

Prenotare passo passo

1. Apri il calendario Dal menu a sinistra scegli CalendariVista calendario.
2. Mostra solo il laboratorio Nel pannello “I miei calendari” premi Nessuno e poi spunta soltanto il calendario dello spazio che ti interessa. Così vedi esattamente le fasce già occupate, senza confonderle con i tuoi impegni personali. Su smartphone il pannello si apre con il pulsante Filtra calendari.
3. Passa alla vista Settimana In alto a destra scegli Settimana (o Giorno) e spostati con le frecce fino alla data desiderata. Gli spazi vuoti della griglia sono le fasce libere.
4. Crea la prenotazione Premi Nuovo evento, oppure fai clic direttamente sulla fascia libera della griglia: la finestra si apre già con data e ora di quel punto. Su computer puoi anche trascinare il mouse sulla griglia per selezionare l'intervallo.
5. Compila i campi
   • Calendario: scegli il calendario del laboratorio. È il passaggio più importante: se lasci un altro calendario, la prenotazione finisce nel posto sbagliato.
   • Titolo: usa una forma riconoscibile da tutti, ad esempio ad esempio 3B – Chimica – Prof.ssa Nerilaquo;3B ad esempio 3B – Chimica – Prof.ssa Nerindash; Chimica ad esempio 3B – Chimica – Prof.ssa Nerindash; Prof.ssa Neriad esempio 3B – Chimica – Prof.ssa Neriraquo;.
   • Data inizio, Ora inizio e Durata (da 1 a 8 ore).
   • Luogo e Descrizione (facoltativi): utili per indicare materiali, strumenti o esigenze particolari.
   • Evento ricorrente: attivalo se ti serve lo stesso spazio ogni settimana (vedi Prenotazioni ricorrenti).
6. Salva e controlla Premi Salva. Se la fascia è libera la prenotazione compare subito nella griglia, con il colore del laboratorio, ed è visibile a tutti i colleghi. Se è occupata, leggi la sezione Se la fascia è già occupata.

Come funziona il controllo delle sovrapposizioni

Quando salvi, la piattaforma confronta la tua prenotazione con tutti gli eventi già presenti nello stesso calendario. Le regole sono semplici:

• Basta un minuto in comune per bloccare il salvataggio. Una prenotazione 10:00–12:00 è rifiutata se esiste già una prenotazione 09:00–11:00.
• Le prenotazioni “attaccate” sono ammesse. Se un collega ha il laboratorio fino alle 10:00, tu puoi prenotarlo dalle 10:00.
• Vale per ogni modifica, non solo per la creazione. Il controllo si ripete quando cambi orario, quando trascini o allunghi un evento nella griglia e quando sposti un evento da un altro calendario a quello del laboratorio.
• Vale per tutte le ripetizioni di una serie. In una prenotazione ricorrente viene controllata ogni singola data.
• Riguarda solo quel calendario. Un tuo impegno personale alla stessa ora non blocca la prenotazione del laboratorio, e due laboratori diversi sono indipendenti.
• Il controllo avviene sul server, al momento del salvataggio: non dipende da quello che vedi a schermo. Anche se la tua pagina non è aggiornata, non puoi creare una prenotazione in conflitto.

Se la fascia è già occupata

Se c'è un conflitto la prenotazione non viene salvata e compare un messaggio che elenca fino a tre eventi in conflitto, con titolo, orario e nome di chi li ha creati:

Esiste già un evento in quella fascia oraria:
- "3B – Chimica – Prof.ssa Neri" (12/10/2026 09:00 - 12/10/2026 11:00) • creato da Anna Neri

A questo punto hai tre strade:

1. Scegli un'altra fascia. I dati inseriti restano nella finestra: cambia ora, durata o giorno e salva di nuovo.
2. Accordati con il collega. Il messaggio riporta il suo nome. Se lui libera lo spazio (cancellando o spostando la sua prenotazione), potrai prenotare.
3. Rivolgiti al referente del laboratorio se serve una decisione (per esempio una priorità per un'attività d'istituto). Chi gestisce il calendario può avere il permesso di modificare le prenotazioni di tutti.

Prenotazioni ricorrenti

Se ti serve lo stesso spazio ogni settimana per tutto l'anno o per un periodo, crea una prenotazione ricorrente invece di tante prenotazioni singole.

1. Compila la prenotazioneImposta come al solito calendario, titolo, primo giorno, ora e durata.
2. Attiva “Evento ricorrente”Scegli Ogni settimana e il giorno della settimana.
3. Imposta sempre “Fino al”Indica l'ultimo giorno utile, ad esempio la fine delle lezioni o del quadrimestre.
4. SalvaTutte le date della serie vengono controllate prima di salvare.

Se anche una sola data della serie è occupata, non viene salvata nessuna data. Il messaggio indica la prima ripetizione in conflitto, per esempio:

Sovrapposizione non consentita per la ricorrenza del 19/11/2026 09:00:
- "Uscita didattica 2A" (19/11/2026 08:00 - 19/11/2026 13:00) • creato da Marco Villa

In questo caso puoi:

• accordarti con il collega che occupa quella data;
• dividere la serie in due: una fino al giorno prima del conflitto e una che riparte dalla settimana successiva;
• scegliere un altro giorno o orario della settimana, libero per tutto il periodo.

Per modificare o cancellare una singola data della serie leggi la guida Eventi e prenotazioni ricorrenti.

Modificare o annullare una prenotazione

1. Apri la prenotazioneFai clic sull'evento nella griglia: si apre la scheda con calendario, orari, luogo e autore.
2. Modifica o eliminaUsa l'icona per modificare o per eliminare. Se l'evento fa parte di una serie ti verrà chiesto se agire su Solo questo evento o su Tutta la serie.

Su computer puoi anche trascinare la prenotazione in un altro orario o allungarla tirandone il bordo inferiore nella vista Settimana o Giorno. Anche in questo caso, se il nuovo orario si sovrappone a un'altra prenotazione, la modifica viene rifiutata.

Le icone di modifica compaiono solo sugli eventi che hai il permesso di cambiare: di norma le tue prenotazioni. Le prenotazioni dei colleghi puoi solo consultarle.

Buone pratiche condivise

• Titolo standard: classe – attività – docente. Chi guarda il calendario capisce subito chi c'è e chi contattare.
• Prenota solo le ore che usi. Due ore di laboratorio non sono una mattinata intera.
• Serie con una data di fine, mai a tempo indeterminato.
• Usa la descrizione per segnalare strumenti, materiali o necessità di assistenza tecnica.
• Controlla il campo Calendario prima di salvare: è l'errore più frequente.
• Cancella in anticipo le prenotazioni che non ti servono più.

Domande frequenti