Configurare il calendario di un laboratorio

Questa guida è per chi gestisce uno spazio condiviso (referente di laboratorio, animatore digitale, amministratore). Spiega come creare un calendario di prenotazione che non accetta sovrapposizioni e come renderlo prenotabile da tutti i docenti della scuola.

Perché un calendario per ogni spazio

Il controllo delle sovrapposizioni lavora all'interno di un singolo calendario. Per questo ogni spazio prenotabile deve avere il suo calendario: “Laboratorio di Scienze”, “Laboratorio di Informatica”, “Aula magna”, “Carrello tablet 1”… Se mettessi due laboratori nello stesso calendario, una prenotazione del primo bloccherebbe anche il secondo.

Creare il calendario

1. Apri la creazioneDal menu scegli CalendariCrea calendario.
2. Nome, descrizione e coloreUsa il nome con cui tutti conoscono lo spazio (es. “Laboratorio di Scienze”). Nella descrizione puoi indicare ubicazione, numero di postazioni e regole d'uso. Scegli un colore diverso per ogni spazio.
3. Visibilità: OrganizzazioneSeleziona Organizzazione (ruoli selezionati): il calendario sarà disponibile ai membri della tua scuola.
4. Destinatari: Solo docentiIn Destinatari organizzazione scegli Solo docenti, così gli studenti non lo vedono e non possono prenotare.
5. Disattiva “Consenti sovrapposizioni di eventi”È l'interruttore che trasforma il calendario in un calendario di prenotazione: con l'interruttore spento due eventi non possono occupare la stessa fascia oraria. Per i nuovi calendari è acceso, quindi ricordati di spegnerlo.
6. Gestori (facoltativo)Indica i colleghi che devono essere avvisati: a ogni nuova prenotazione l'autore riceve un'email di riepilogo con i gestori in copia.
7. SalvaPremi Crea calendario.

Chi può prenotare e chi può modificare

Con visibilità Organizzazione, ogni membro dei ruoli selezionati ottiene automaticamente il permesso Modifica propri eventi: può creare prenotazioni e modificare o cancellare soltanto le proprie. È la configurazione giusta per la maggior parte dei laboratori.

Se serve, puoi assegnare permessi diversi a singole persone dalla sezione Condivisione della pagina di modifica del calendario. Il permesso assegnato a una persona prevale su quello automatico:

Verificare la configurazione

• In I miei calendari la scheda dello spazio deve mostrare il badge giallo No sovrapposizioni.
• Nella Vista calendario, accanto al nome, deve comparire l'icona .
• Prova a creare due eventi di test alla stessa ora: il secondo deve essere rifiutato con il messaggio “Esiste già un evento in quella fascia oraria”. Poi cancella gli eventi di prova.
• Chiedi a un collega docente di verificare che il calendario compaia tra quelli selezionabili nella finestra Nuovo evento.

Comunicarlo ai colleghi

Quando il calendario è pronto, condividi con i docenti il link alla guida Prenotare un laboratorio o un'aula e le regole d'uso concordate (titolo standard, durata massima, serie con data di fine). Una convenzione comune sul titolo — classe, attività, docente — rende il calendario leggibile da tutti.